Alascon Academy Session 3: KPIs und Benchmarking

Kapitel 3

Key Performance Indicators: Welcher Wert steckt in Kennzahlen?

Je genauer Projektmanager über Vorgänge im Projekt und äußere Einflussfaktoren Bescheid wissen, desto zielorientierter und vorausschauender lassen sich Entscheidungen treffen. Im stressigen Projektalltag bleibt jedoch wenig Zeit, um kontinuierlich Fehlerquellen und Risiken zu identifizieren. In den bisherigen Kapitel hast du bereits erfahren welcher Wert im Detail steckt: Die Erhebung, Speicherung und systematische Auswertung von Projektdaten erhöht den Projekterfolg. Und moderne Software-Lösungen ermöglichen die intelligente Datenanalyse auch für Projektverantwortliche in der Bau- und Immobilienindustrie.

“In den Finanzdaten eines Projekts spiegeln sich seit jeher alle wichtigen Projektinformationen wider: Kosten, Budgets und Nachträge bilden alle Vorgänge im Projekt ab. “ -Benjamin Günther, Gründer von Alasco

Betrachtet man die Finanzen eines Projekt wird deutlich: Jede Planungsänderung oder Verzögerung kann mit einem Eurobetrag beziffert werden. Als zentraler Ablageort dieser Daten dient in den meisten Fällen eine oder mehrere Tabellenkalkulationen. Projektverantwortliche müssen bei diesem Vorgehen täglich eine oder mehrere Fragen beantworten: Sind die Zahlen aktuell? Stammen die Daten aus der richtigen Quelle? Sind die Daten vergleichbar? Falsche Entscheidungen aufgrund einer unzuverlässigen Datengrundlage führen jedoch zu falschen Eurobeträgen und bringen das magische Dreieck in Gefahr.

Die Vorteile von individuellen Kennzahlen in der Übersicht:

• Abbildung strategischer Projektziele auf operativer Ebene
• Darstellung von Interaktion und Zusammenhang aller Projektebenen
• Frühzeitig wertvolle Entscheidungen treffen

Benchmarks in deinem Projekt

Kosten

Kostenentwicklung des Budgets
Voraussichtliche Gesamtkosten
Earned Value
Rückstellungen vs. Nachträge
Erfahrungswerte mit Kostengruppen
Real Case Szenario

Verträge

Schlussgerechnete Verträge
Beauftragungsstand
Abrechnungsstand
Offene Nachträge

Qualität

Verhältnis Ausschreibung/Vergabe
Vergabestand
Rechtliche Voraussetzungen

Termine

Time at Completion
Voraussehbare Terminrisiken

Risiko

Auftragsübergreifende Risikoerfassung
Risikobewertung

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Individuelle Kennwerte erstellen

Als Grundlage für die erfolgreiche Projektumsetzung dient die Unterteilung in Teilprojekte und Arbeitspakete. Das macht die Anforderungen für alle Beteiligten transparent. Quantitative Messgrößen bilden diese vordefinierten Ziele ab, anhand von ihnen lässt sich der Projektfortschritt zu jeder Zeit auf einen Blick feststellen. Folgende Fragen helfen dabei, individuelle KPIs für das eigene Projekt zu definieren.

• Spiegeln die KPIs konkret vereinbarte Projektziele wider?
• Stehen Daten zur Verfügung, die bereits zu anderen Zwecken gesammelt wurden?
• Sind die Kennzahlen allgemein verständlich gewählt?
• Sind die Kennzahlen aussagekräftig genug, um als Entscheidungsgrundlage herangezogen zu werden?
• Lassen sich durch die Kennzahlen Vergleiche mit Projekten im eigenen Unternehmen oder mit Unternehmen derselben Branche herstellen?
• Gibt es neben Spätindikatoren (Istkosten, Istdauer) genügend Kennzahlen, die als Frühindikatoren (Cost-at-Completion, Time-at-Completion) geltend gemacht werden?

Damit Kennzahlen ihrer Funktion gerecht werden, müssen Sie vor allem verständlich sein. Es muss also auf den ersten Blick erkennbar sein, was sich hinter der Kennzahl verbirgt und welchen Zweck sie dient. Eine genaue Beschreibung und Dokumentation der Kennzahlen ist daher unerlässlich.

Video: Erfahrungen aus dem Projektalltag

Michael Rothkopf spricht im Interview mit Kevin Probst über den Einsatz digitaler Tools und die Arbeit mit Daten in seinem Projektalltag bei der KVL Bauconsult GmbH.

Von Kennzahlen hin zu einer intelligenten Wissensplattform

Vorgänge im Projekt anhand konkreter Kennzahlen nachvollziehbar zu machen, ist der erste Schritt weg von einer reinen Datenablage hin zu einer intelligenten Wissensplattform. Erfolgreiches digitales Projektmanagement bedient sich der Aggregation, Struktur und Analyse von Projektdaten. KPIs machen Daten vergleichbar, gleichzeitig diesen Sie als Quelle für Verbesserungs- und Lernprozesse im Projektteam. Anhand strategischer Kennzahlen wird Wissen von einem Projekt auf das nächste transferiert.

Business Intelligence verknüpft dieses auf Projektebene gewonnene Wissen auf der übergeordneten Unternehmensebene: Daten werden projekt- und teamübergreifend kombiniert, um so zusätzliche Optimierungspotenziale im Unternehmen aufzudecken. Die ganzheitliche Betrachtung hat zur Folge, dass Risiken projektübergreifend früher erkannt werden. Je umfangreicher und besser die Datenbasis, desto größer ist der Mehrwert für geschäftsrelevante Entscheidungen. Wie du in deinem Projektalltag von diesem sogenannten Unternehmens-IQ profitierst, erfährst du in Kapitel 4.

Mehr lesen zum Thema KPIs und Benchmarking:
Real-Time Reporting: Die Bedeutung von Echtzeitdaten für Ihr Kostenmanagement
Big Data: Wie aus unstrukturierten Datenmengen verlässliche Werte für das Projektmanagement werden

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Zusammenfassung

Warum lohnt es sich, Immobilienprojekte mit Hilfe von Kennzahlen zu steuern?

Die Messzahlen liefern einen schnellen Einblick in die Projektsituation, bilden strategische Projektziele auf operativer Ebene ab und zeigen wie die einzelnen Faktoren im Projekt interagieren. Gleichzeitig können bei umfangreicher Datenbasis Erfahrungswerte von abgeschlossenen auf aktuelle und zukünftige Projekte übertragen werden.

Welche Bereiche in einem Immobilienprojekt lassen sich durch KPIs abbilden?

Falsche Entscheidungen aufgrund einer unzuverlässigen Datengrundlage bringen das magische Dreieck in Gefahr. Das lässt sich verhindern, indem der Status von Kosten, Terminen, Qualitäten und darüber hinaus Risiken und Verträgen in Projekt-KPIs auf einen Blick sichtbar gemacht wird. Moderne Software unterstützt das Monitoring und Tracking der Kennzahlen.

Wie zieht man den größten Nutzen aus KPIs in einem Projekt?

Kennzahlen müssen  vor allem verständlich sein: Eine genaue Beschreibung und Dokumentation macht auf einen Blick deutlich, was sich hinter der Kennzahl verbirgt und welchen Zweck sie dient. Es ist hilfreich, die festgelegten Kennzahlen von Beginn an auf Herz und Nieren zu prüfen: Spiegeln sie die vereinbarten Projektziele wider? Sind die Kennzahlen aussagekräftig genug, um als Entscheidungsgrundlage herangezogen zu werden? Ist die Datengrundlage aussagekräftig und zuverlässig gewählt, wirst du schon bald von schnelleren und besseren Entscheidungen in deinem Projekt profitieren.

Ausblick: Kapitel 4

Business Intelligence – Daten mit Mehrwert

• Was bedeutet Business Intelligence für die Bau- und Immobilienbranche?
• Lessons learnt: In 5 Schritten zur mehr Projektintelligenz
• Höherer Projekterfolg auf Basis eines individuellen Business IQ