Doch mit wachsendem Datenvolumen, höheren Nutzerzahlen, verstärkter Vernetzung, schnelleren Märkten, neuen Datenschutzanforderungen oder Regularien geraten die „Software-Dinosaurier“ verstärkt auf den Prüfstand. Das schlichte „Läuft doch!“ verliert dann zunehmend an Argumentationskraft…
Was für ein neues Software System spricht?
Wer bestehende IT-Landschaften nach Effizienzgesichtspunkten evaluiert, kommt in den meisten Fällen zu dem Entschluss, reinen Tisch zu machen. Veraltete Software gegen ein neues, leistungsstarkes Software System auszutauschen, folgt guten Gründen.
Produktiv?
Nein. Neun von zehn IT-Entscheidungsträger geben an, dass veraltete Systeme sie an der Nutzung moderner digitaler Technologien hindern. Diese seien jedoch nötig, um Wachstum und Effizienz zu fördern.*
Sicher?
Nein. Veraltete Systeme sind in der Regel nicht auf dem neuesten Stand der Technik. Das macht sie und das Unternehmen für cyberkriminelle Angriffe verletzbar.
Compliant?
Nein. Die Regularien im Datenschutz werden immer komplexer und stellen ein zentrales IT-Thema dar. Knapp die Hälfte der Unternehmen gibt an, dass Mängel im Datenschutz sie für Rechtsstreitigkeiten angreifbar machen könnten.* Neue Anforderungen lassen sich mit behäbigen Altsystemen oft nicht zeitnah und umfassend umsetzen.
Flexibel?
Oh nein. Veraltete Systeme sind meist nur schwer zu optimieren oder mit anderen Systemen zu verknüpfen. API? Fehlanzeige. Mobiles und dezentrales Arbeiten wie es beispielsweise die Corona-Pandemie forciert hat? Mangelhaft. Immer noch haben 43% der Belegschaft keinen mobilen Zugriff auf Dokumente und Daten.**
Welche Software darf es denn sein?
Natürlich ist der Auswahlprozess für das neue Software System von zentraler Wichtigkeit. Die fünf wichtigsten Kriterien, denen wir uns ausnahmslos anschließen:
- Entwicklungsgeschwindigkeit
- Usability
- Support
- Verfügbarkeit
- Reifegrad
Detailliert erläutert werden die Kriterien für eine erfolgreiche Neugestaltung der Systemlandschaft im kostenfreien Whitepaper zur Softwareauswahl.
Darüber hinaus muss auch der Aspekt Schnittstellen bzw. API berücksichtigt werden. Ein neues Software System muss gewährleisten, dass Daten fließen. Neben der nötigen Definition von Standards sind es intelligente Schnittstellen, also APIs, die den Schlüssel zum Datenaustausch darstellen. Sie legen fest, wie individuelle Systeme miteinander interagieren.
„Was das wieder kostet!“
Klar, eine Systemumstellung erfolgt nicht kostenlos. Allerdings ist vielen Unternehmen nicht klar, dass der Unterhalt und die Weiternutzung von Altsystemen mehr kosten kann. Im Bereich Dokumentenmanagement geben Unternehmen durchschnittlich 60 bis 85 Prozent ihres IT-Budgets für den Unterhalt alter Software-Infrastruktur aus, die ihre geschäftlichen Anforderungen nicht erfüllt***. Die aufgewendeten Mittel für die Umstellung sind dann meisten schneller ausgeglichen als gedacht.
Die Chance zum „Frühjahrsputz“
Wer sein System umstellt, hat die einmalige Chance, seinen Datenbestand gründlich aufzuräumen. Erfahrungswerte besagen, dass mindestens ein Drittel der gespeicherten Daten eines Unternehmens redundant, obsolet oder trivial ist („ROT“) – also keinen Mehrwert erwirtschaftet, sondern nur Kosten generiert. Im Zuge eines Datenumzugs können diese überflüssigen Daten nicht nur ausgesiebt werden – im selben Prozess sollten die relevanten Daten aufbereitet, sortiert und ggf. angereichert werden. Automatisierte Prozesse vereinfachen und beschleunigen diese Phase drastisch, besonders bei umfangreichen Datenmengen. KI-gestützte Verfahren, wie beispielsweise DELPHI von Architrave, haben sich bei der massenhaften Migration von Dokumenten als äußerst effektiv erwiesen.
Change Management anhand des Software Systems
Eine neue Software einzuführen ist nicht nur eine technische und organisatorische Herausforderung. An etablierten Systemen hängt immer auch ein Stück Unternehmenskultur. Die Umstellung bedeutet deshalb häufig nicht weniger als einen Kulturwandel und manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reagieren auf die Umstellung grundlegender Workflows mit Skepsis. Ein detailliertes Change Management Konzept sollte diese Bedenken aufgreifen und bevorstehenden Änderungen ausführlich erläutern. Das Motto heißt: informieren, einbinden, motivieren. Zukünftige Nutzer müssen auf sachlicher und emotionaler Ebene angesprochen und ins Boot geholt werden.
Fazit
Gute Argumente helfen, die Entscheidung für eine Systemumstellung zu treffen:
- Mehr Effizienz, besserer Datenschutz, höhere Flexibilität gehen meist mit der Umstellung auf neue Systeme einher.
- Die Aufwendungen für den Erhalt bestehender Systeme übersteigen oftmals die Kosten für Neuanschaffung und Umzug.
- Ein solides Change Management holt Teams und Anwender frühzeitig ab und bereitet den Weg für einen reibungslosen Übergang.
Sicher ist auch, dass eine Systemumstellung nicht bis in das letzte kleinste Detail plan- und berechenbar ist. Insofern hängt die Entscheidung auch an einem letzten Faktor: Dem Mut und Gestaltungswillen des Managements. Wie sieht es aus, sind Sie dabei?
* AIIM: Three Considerations BEFORE You Upgrade or Modernize Your Content Infrastructure
** M-files: The 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report
*** AIIM: Five Warning Signs It’s Time to Ditch Your Legacy Document Management System
Über Nils Freiberg
Nils Freiberg ist Sales Director New Business bei Architrave. Als Regionalleiter der Berliner Immobilienjurioren und Digital Native widmet er sich auch beruflich dem Fortschritt der Immobilienwirtschaft durch Digitalisierung. Ebenfalls engagiert er sich als Gastdozent für die Vorlesungsreihe PropTech an der TU Dortmund.
