Ein reibungsloser Auftragsfreigabeprozess ist ein wichtiger Baustein bei der effizienten Umsetzung von Bauprojekten und lässt sich durch digitale Abläufe einfach implementieren. Denn häufig stehen Projektentwickler vor der Herausforderung, dass die manuelle Auftragsbearbeitung und Kommunikation zwischen verschiedenen internen und externen Stakeholdern zu Verzögerungen und Missverständnissen führt. In der Folge kommt es oftmals zu verspäteten Freigaben und verpassten Angebotsfristen. Das kann sich negativ auf die Kosteneffizienz des gesamten Projekts auswirken, was in der aktuellen Marktlage unbedingt zu vermeiden ist. Der Prozess rund um die Auftragsfreigabe ist – neben der Rechnungsfreigabe – für Projektentwickler eine wichtige Stellschraube, um effizienter zu arbeiten. Dies kann wiederum zu erhöhten Kosten, verpassten Fristen und frustrierten Teams führen.
Im herkömmlichen Prozess liegt das Problem darin, dass die Freigabe oft mithilfe von Laufzettel, E-Mails, Telefonate oder andere Tools erfolgt. Durch Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte gehen wichtige Informationen verloren, Entscheidungen werden nicht ausreichend dokumentiert und der Freigabestand zwischen den Beteiligten ist nicht immer klar. Neben den Auswirkungen auf die Kosteneffizienz verursachen die intransparenten Abläufe und der hohe Kommunikationsaufwand Frust im Team.
Alle Daten, Beteiligten und Aufgaben in einem Prozess
Mit der passenden Software lässt sich dieser Prozess glücklicherweise sehr schnell und einfach optimieren. Die Auftragsfreigabe im Alasco Finanzcontrolling beispielsweise unterstützt durch einen automatisierten Prozess die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Die Software fungiert als ein zentraler Ort, an dem alle mit einem Auftrag verbundenen Aufgaben erledigt werden und der Status jederzeit einsehbar ist. Dadurch entsteht Transparenz für alle Projektbeteiligten und der Freigabeprozess läuft effizient und automatisiert ab.
Der Freigabelauf kann flexibel an die internen Prozesse angepasst werden, sodass er sich nahtlos in bestehende Abläufe integriert. Alle relevanten Informationen, wie zum Beispiel Budgetvorgaben, technische Spezifikationen oder Vertragsbedingungen, sind in der Software hinterlegt, um eine schnelle und unkomplizierte Freigabe von Aufträgen zu ermöglichen. Dadurch wird die Bearbeitungszeit reduziert und Verzögerungen gehören der Vergangenheit an.
Die Lösung bietet zudem Benachrichtigungen und eine Übersicht offener Aufgaben, damit alle Freigabebeteiligten stets den aktuellen Stand des Auftrags im Blick haben. Dadurch können Engpässe und Blockaden im Freigabeprozess frühzeitig erkannt und behoben werden. Das Ergebnis ist eine beschleunigten Auftragsfreigabe und gesteigerte Projekteffizienz. Ein weitere Arbeitserleichterung ist die umfassende Dokumentation aller Aktionen im Zusammenhang mit der Auftragsfreigabe. Dadurch sind alle Entscheidungen und Entscheidungswege jederzeit nachvollziehbar und transparent für Projektverantwortliche abrufbar.
Für Projektentwickler bietet die Auftragsfreigabe im Alasco Finanzcontrolling die Chance, den manuellen Freigabeprozess abzulösen und durch digitale Abläufe den Arbeitsalltag aller Beteiligten zu erleichtern. Die verbesserte Zusammenarbeit senkt die Freigabedauer spürbar und durch die verbesserte Transparenz und Kontrolle können Projekte termingerecht und kosteneffizient realisiert werden.
Auftragsfreigabe mit Alasco auf einen Blick
- Schnell, flexibel und kollaborativ: Konfigurieren Sie den Freigabeprozess entsprechend Ihrer internen Abläufe und integrieren Sie alle Beteiligten
- Immer up-to-date: Mit Benachrichtigungen und Echtzeitverfolgung kennen Sie jederzeit den Status Ihres Auftrags
- 100% Compliance: Maximale Kontrolle und Transparenz über Ihre Auftragsfreigabe
