Erst passieren Fehler bei der manuellen Datenübertragung in die Kostentabelle und anschließend wissen Sie nicht, auf wessen Schreibtisch die Rechnung auf die aktuelle Freigabe wartet. Genau so schnell ist die Skonto-Frist verstrichen. Der Rechungsprüflauf, wie jeder ihn kennt. Ein Prüflauf, der oft zu überzogenen Fristen und damit zu Gewinnverlusten führt. Das geht auch anders! Mit Alasco haben Sie einen individuellen digitalen Rechnungsprüflauf, den Sie frei konfigurieren und an Ihre bestehenden Prozesse anpassen können. Das Ergebnis: Sie geben Ihre Rechnungen dreimal schneller frei. Wir erklären in diesem Beitrag, was hinter diesem Versprechen steckt und welche zehn Funktionen Ihre Arbeit einfacher und effizienter machen.
1. Alasco erfasst Rechnungen mit einem Klick.
Anstatt alle Rechnungen einzeln manuell in Alasco hochzuladen, gibt es zwei Möglichkeiten: Entscheiden Sie selbst, ob Sie mit einem Klick direkt in Alasco mehrere Rechnungen hochladen (Alasco Professional) oder als Alasco Expert zusätzlich eine individuelle Projekt-Mailadresse, die direkt mit Ihrem Alasco Konto verknüpft ist, nutzen möchten. Wenn Sie die eingehenden Rechnungen an die Mailadresse weiterleiten, werden die Rechnungen ganz automatisch ins System hochgeladen. Beide Wege sparen Zeit und sorgen dafür, dass alle Rechnungen vollständig, einfach und schnell in einem System für den anschließenden digitalen Freigabeprozess erfasst werden.
2. Alasco erkennt Rechnungsinformationen automatisch.
Schluss mit der fehleranfälligen, manuellen Übertragung von Rechnungsinformationen in unzählige Tabellen. Nachdem die Rechnung in Alasco hochgeladen ist, liest die automatische Texterkennung die Rechnungsinformationen, wie beispielsweise Auftragnehmer und Rechnungssumme aus, und überträgt sie in die dafür vorgesehenen Felder. Ein kurzer prüfender Blick auf die Daten, die letzten individuellen Eingaben – beispielsweise die Bearbeitungsfrist ergänzen – und schon kann Ihr Kollege die Rechnung prüfen.
3. In Alasco können Sie durch die Quickadd-Funktion Stammdaten neuer Auftragnehmer hinzufügen.
Sie haben eine Rechnung von einem neuen Auftragnehmer erhalten? In diesem Fall müssen Sie nicht von Ihrem Rechnungsprüflauf in die Stammdaten wechseln, um die Daten des Auftragnehmers einzupflegen. Der Plus-Button ist als Quickadd-Funktion direkt in den Schritt der Datenerfassung im Rechnungsprüflauf integriert und unterbricht Sie nicht bei Ihrer ursprünglichen Aufgabe: der Rechnungsprüfung.
„Für die Prüfung einer Schlussrechnung benötige ich jetzt 15 statt 60 Minuten!“
Torsten Hecht, Projektmanager bei THOST Projektmanagement - Zur THOST Success Story
4. In Alasco können Sie über den PDF-Editor digital Rechnungen kommentieren.
Ausdrucken, korrigieren, einscannen, weiterschicken? Durch unseren PDF-Editor können Sie sich diesen Aufwand sparen und die Rechnung einfach digital prüfen. Marker, Stifte und Stempel machen das Kommentieren – ob unterwegs mit dem Smartphone, Tablet oder wie gewohnt über den Bürocomputer – zum Kinderspiel.
5. Alasco hat das Dokumentenmanagement integriert.
Ob Hauptauftrag oder Richtlinien – alle mit dem Auftrag zusammenhängende Dokumente können Sie pro Auftrag in Alasco hinterlegen und im ersten Prüfschritt nach der Datenerfassung abrufen. Auf diese Weise haben Sie alle relevanten Dokumente in einem System und brauchen nicht zum Abgleich Ihre analogen oder digitalen Datenablagen durchsuchen.
6. Alasco beugt durch automatische Warnhinweise händischen Fehlern vor.
Auftragsvolumen überstiegen oder dieselbe Rechnung doppelt hochgeladen? Mit Hilfe von Warnhinweisen bemerken Sie Fehler im Prüfprozess direkt, wenn Sie drohen zu entstehen.
7. Alasco verknüpft automatisch Auftragsbedingungen mit dem Rechnungslauf.
Der auszuzahlende Betrag ist nicht immer zwingend identisch mit der geforderten Rechnungssumme. Um den tatsächlichen Auszahlungsbetrag zu erhalten, müssen Sie dank Alasco ab sofort Auftragsbedingungen wie Versicherungen oder Einbehalte nicht mehr manuell mit der Rechnung abgleichen.
Hinterlegen Sie die Angaben einmal pro Auftrag im System – anschließend werden sie bei jeder einzelnen Rechnungsprüfung übernommen, berücksichtigt und die Endsumme wird automatisch berechnet. So passieren keine Flüchtigkeitsfehler mehr, die Endsumme wird transparent und nachvollziehbar abgebildet. Und: Sie sparen enorm viel Zeit und Aufwand.
8. In Alasco können Sie mithilfe von Tags Rechnungen sortieren und filtern.
#Nebenkosten, #Akquise oder #Skonto? Durch Tags, übersetzt “Schlagworte”, können Sie ihre Rechnungen über einzelne Aufträge oder auch mehrere Projekte hinweg individuell bündeln und strukturieren. So lassen sich die Rechnungen filtern, sortieren und neu gruppieren und garantiert auch schneller finden. Sie brauchen Inspiration, wie genau Sie Tags nutzen können? Hier zu unserem Blogbeitrag.
9. Alasco benachrichtigt Sie automatisch über bald fällige Aufgaben.
Alle Aufgaben auf einem Blick – in Alasco finden Sie unter dem Reiter “Meine Aufgaben” eine Aufgabenliste, in der Sie pro Aufgabe auch die Dringlichkeit und den Rechnungsstatus einsehen können. Sie nutzen Alasco nicht so regelmäßig? Kein Problem: Jede Woche wird Ihnen automatisch eine Erinnerungsmail über bald fällige Aufgaben zugeschickt, sodass Sie all Ihre Aufgaben fristgerecht erledigen können.
10. Alasco leitet die Rechnung automatisch nach Freigabe weiter.
Sie und Ihre Kollegen haben all Ihre Aufgaben erledigt und die Rechnung ist freigegeben? Als Alasco Professional können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen im System unter den Stammdaten anlegen, damit die Buchhaltung automatisch das Rechnungsdeckblatt zugeschickt bekommt. Durch den automatischen Prozess vergehen keine wertvollen Stunden und die Buchhaltung hat direkt den auszuzahlenden Betrag und den Auftragnehmer vorliegen. Außerdem können Sie ganz genau nachvollziehen, wie sich die Summe zusammensetzt.
Sie nutzen Datev, um schlussendlich Ihre Rechnungen auch zu bezahlen? Im Modell Expert steht Ihnen die Integration von DATEV zur Verfügung – dadurch werden freigegebene Rechnungen direkt an das Buchhaltungstool weitergeleitet.
Funktionen, die Ihren Projektalltag erleichtern?
Fassen Sie den Mehrwert aller zehn Funktionen zusammen, dann kommen Sie schnell auf die Zeitersparnis von 70 Prozent beim Rechnungsprüflauf. Wenn auch Sie sich von Ihren fehleranfälligen Kostentabellen lösen und von einem digitalen und viel schnelleren Rechnungsprüflauf profitieren wollen, dann ist Alasco der richtige Partner.
