Warum die Entwicklung eines eigenen Finanzcontrolling-Tools mehr Kosten als Nutzen bringt

Die Situation auf dem deutschen Immobilienmarkt ist angespannt. Kosten unter Kontrolle zu behalten und effiziente Prozesse sind daher unmittelbare Voraussetzungen, um die eigene Marktposition zu stärken. Egal, ob Sie Verantwortung für das Controlling tragen oder Projekte realisieren, stolpern Sie häufig über Ineffizienzen, die sich erheblich auf den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens auswirken? Zeitaufwendige Prozesse, mangelnde Transparenz oder schlechte Datenqualität kosten Sie und Ihr Team wertvolle Arbeitsstunden.

Sicherlich nutzen Sie an der ein oder anderen Stelle noch veraltete Software, die eher zu Mehrarbeit statt Zeitersparnis führt. Studien belegen, dass herkömmliche Programme wie Excel die zunehmenden Komplexitäten bei der Finanzdatenverwaltung nicht mehr bewältigen können. Hier stellt sich die Frage, ob ein Investment in ein neues Finanzcontrolling-Tool notwendig ist. Sie fragen sich vielleicht: Sollten wir intern ein Finanzcontrolling-Tool entwickeln, oder sollten wir besser auf eine extern angebotene Softwarelösung zurückgreifen? Dieser Beitrag beleuchtet die gesamtwirtschaftlichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und evaluiert, warum Outsourcing möglicherweise die bessere Lösung ist.

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Faktoren, die Sie bei der Auswahl und Bewertung neuer Software berücksichtigen sollten

Die Total Cost of Ownership (TOC) ist eine bewährte Methodik, die Ihnen hilft, die finanziellen und nicht-finanziellen Auswirkungen von Investitionen in Technologie zu messen und zu verstehen. Sie geht über eine einfache Kostenanalyse hinaus, indem sie eine Vielzahl von Faktoren über den gesamten Lebenszyklus einer Software berücksichtigt. Und ist dabei genauer als die reine Berechnung des Return on Investment (ROI). Welche Faktoren sollten Sie also bei der Softwareauswahl berücksichtigen?

1. Kosten: Direkte und indirekte Kosten, die mit der Software verbunden sind. 
2. Benefits: Sichtbare und immaterielle Vorteile, die durch die Software erzielt werden. 
3. Flexibilität: Die Fähigkeit, sich an zukünftige Veränderungen und Chancen anzupassen. 
4. Risiken: Potenzielle Unsicherheiten und Risiken, die sich auf die Investition auswirken könnten. 

Das Verständnis der direkten und indirekten Kosten sowie der Auswirkungen auf Ihr Unternehmen ist entscheidend, um eine Entscheidung in Sachen Inhouse-Entwicklung oder externer Softwarelösung zu treffen. 

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Bewertung der finanziellen und nicht-finanziellen Auswirkungen einer neuen Software

1. Kosten

Initiale Entwicklungskosten:

• Zusammenstellung eines Entwickler-Teams (20.000 bis 40.000 USD pro Einstellung) 
• Initiale Infrastruktur für Server, Cloud-Infrastruktur und Entwicklungstools (50.000 bis 100.000 USD)

Laufende Betriebskosten:

• Gehälter und Sozialleistungen für Softwareentwickler (80.000 bis 150.000 USD) 
• Regelmäßige Wartung und Updates (ca. 20 % der anfänglichen Entwicklungskosten jährlich)
• Schulung und Entwicklung für Teammitglieder (5.000 USD pro Mitarbeiter jährlich) 
• Einhaltung von Vorschriften und Aufrechterhaltung der Sicherheit (10 % bis 15 % der Betriebskosten jährlich)

Versteckte Kosten:

• Opportunitätskosten: Zeit, die das Management und andere Teammitglieder für das Projekt aufwenden, die sonst für Kernaktivitäten des Unternehmens genutzt werden könnten.
• Risikominderung: Kosten im Zusammenhang mit der Bewältigung potenzieller Ausfälle, Sicherheitsverletzungen oder Compliance-Probleme.

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2. Benefits

Direkte finanzielle Vorteile einer modernen Finanzcontrolling-Software:

• Umsatzsteigerungen: Verbesserte Finanzkontrollen und Berichterstattung können zu besseren Entscheidungen und potenziellen Umsatzsteigerungen führen. Eine Studie von McKinsey & Company ergab, dass Unternehmen mit effektiven Finanzkontrollen ihre Rentabilität um bis zu 10 % verbessern können. 
• Kosteneinsparungen: Automatisierung und verbesserte Prozesse können die Betriebskosten um 20 % bis 30 % senken, so ein Bericht von Deloitte.

Indirekte finanzielle Vorteile einer modernen Finanzcontrolling-Software:

• Produktivitätssteigerungen: Verbesserte Effizienz und reduzierte manuelle Prozesse können zu erheblichen Zeitersparnissen führen. Die Boston Consulting Group (BCG) berichtet, dass digitale Transformationsinitiativen, einschließlich der Implementierung neuer Software, die Produktivität um 20 % bis 30 % steigern können. 
• Verbesserte Datenqualität: Bessere Datenqualität führt zu genaueren Prognosen und Entscheidungen, was die Gesamtleistung des Unternehmens verbessern kann.

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3. Flexibilität

• Zukunftssicherheit: Die Fähigkeit der Software, mit dem Unternehmenswachstum zu skalieren und sich an technologische Fortschritte anzupassen.
•  Innovation: Das Potenzial, neue Funktionen und Fähigkeiten zu integrieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

4. Risikobewertungen:

• Potenzielle Verzögerungen: Risiken im Zusammenhang mit den Projektzeitplänen, wie Verzögerungen bei der Rekrutierung, Entwicklung oder Implementierung.
• Budgetüberschreitungen: Finanzielle Risiken aufgrund unvorhergesehener Ausgaben. 
• Sicherheit und Compliance: Risiken im Zusammenhang mit Datenverletzungen, Nichteinhaltung von Vorschriften und anderen Sicherheitsproblemen.

Während die anfängliche Investition in die interne Entwicklung überschaubar erscheinen mag, können sich die kumulierten Kosten und der Ressourcenaufwand im Laufe der Zeit erheblich summieren. Um die gesamtwirtschaftlichen Auswirkungen umfassend zu berechnen, müssen sowohl die Kosten als auch die Vorteile über den Lebenszyklus der Software hinweg bewertet werden.

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Wählen Sie die Überholspur: Wie Sie von einer modernen Finanzcontrolling-Software profitieren

Die Entwicklung von Software im eigenen Haus kann Vorteile bieten, insbesondere für Organisationen mit spezifischen Anforderungen und ausreichenden Ressourcen, um den Prozess effektiv zu managen. Dennoch könnte bei Finanzcontrolling-Software die Softwareentwicklung im eigenen Haus nicht die beste Wahl sein. Um von Umsatzsteigerungen, Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen und verbesserter Datenqualität zu profitieren, sollten Sie Ihre moderne Softwarelösung so schnell wie möglich implementieren. Sie fragen sich, wann Sie tatsächlich von einer internen Lösung profitieren werden? Von Beginn der Entwicklung bis zur Implementierung kann es bis zu 14 Monate dauern. Erwerben Sie eine auf dem Markt angebotene Software-Lösung, verkürzt sich die Implementierungszeit auf nur vier Wochen. Verwenden Sie das eben erläuterte Framework, um die TOC einer Finanzcontrolling-Softwarelösung eines externen Anbieters zu berechnen. Studien zeigen, dass für externe Softwareprodukte ein ROI von 213 % über drei Jahre mit einer Amortisationszeit von weniger als sechs Monaten für Finanzmanagement-Software möglich ist.

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Ihre Vorteile bei der Entscheidung für eine externe Softwarelösung für Ihr Finanzcontrolling

Kostenersparnis:

• Niedrigere Anfangsinvestition: Vermeiden Sie die hohen Kosten im Zusammenhang mit Rekrutierung und Infrastruktureinrichtung. (Lizenzgebühr, Implementierungskosten, Schulungskosten, Supportgebühr) 
• Planbare Kosten: Regelmäßige Abonnementgebühren oder Festpreisverträge ermöglichen eine planbare Finanzplanung.

Zugang zu Fachwissen:

• Spezialisiertes Wissen: Externe Softwarepartner bringen branchenspezifisches Fachwissen und fortgeschrittenes technologisches Know-how mit. 
• Erfahrene Teams: Erfahrene Fachleute, die komplexe Projekte effizient bewältigen können.

Finanzielle Vorteile:

• Produktivitätssteigerungen: Verbesserte Effizienz und reduzierte manuelle Prozesse, was zu erheblichen Zeitersparnissen führt. 
• Kosteneinsparungen: Reduzierung der Betriebskosten durch erhöhte Effizienz, Automatisierung und bessere Ressourcenverwaltung. Automatisierung und verbesserte Prozesse können die Betriebskosten um 20 % bis 30 % senken, so Deloitte (Deloitte, 2023).

Schnellere Markteinführung:

• Sofortige Verfügbarkeit: Externe Softwarelösungen sind sofort einsatzbereit, wodurch die Implementierungszeit deutlich verkürzt wird. 
• Optimierte Prozesse: Etablierte Methoden und optimierte Prozesse beschleunigen die Entwicklung und Implementierung.

Skalierbarkeit und Flexibilität:

• Einfache Skalierbarkeit: Skalieren Sie die Software mit dem Wachstum Ihres Unternehmens, ohne die Komplexität interner Anpassungen oder neuer Vorschriften. 
• Anpassungsfähigkeit: Passen Sie sich schnell an neue Markttrends, Vorschriften und technologische Fortschritte an.

Qualität und Innovation:

• Hohe Qualitätsstandards: Externe Anbieter unterhalten strenge Maßnahmen zur Qualitätskontrolle.
• Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Updates und Verbesserungen halten die Software wettbewerbsfähig und effizient.
  

Risikomanagement:

• Reduziertes Risiko: Die geteilte Verantwortung mit dem Softwarepartner mindert Risiken im Zusammenhang mit Projektausfällen und Compliance-Problemen. 
• Bewährte Lösungen: Externe Anbieter haben oft eine Erfolgsbilanz erfolgreicher Implementierungen, was das Risiko unerwarteter Probleme verringert.

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Stellen Sie die Weichen für langfristigen und nachhaltigen Erfolg

Häufig überwiegen die Herausforderungen die Vorteile einer internen Softwareentwicklung, vor allem die hohen Kosten, die Ressourcenverfügbarkeit und ein langwieriger Entwicklungsprozess führen zu Problemen. Externe Softwarelösungen bieten erhebliche Vorteile in Bezug auf Kosteneffizienz, Zugang zu Fachwissen, schneller Implementierung, Skalierbarkeit, Qualität und Risikomanagement. Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Softwareanbieter für Ihr Finanzcontrolling können Sie eine bessere finanzielle Kontrolle, Transparenz und Effizienz erreichen. Davon profitiert Ihr Unternehmen und Sie leisten einen erheblichen Beitrag für Ihren Unternehmenserfolg.