Goodbye Excel-Akrobatik: So geht Baucontrolling heute

Doch nicht nur Geeks halten hartnäckig an dem Office-Programm fest: Obwohl es längst modernere Controlling-Lösungen gibt, gilt Excel als der heilige Gral für Kosten- und Finanzmanagement. In der Steuerung von Bauprojekten kommt Excel besonders häufig für Kostenkalkulationen, Erlöskontrollen oder andere Controlling-Aufgaben zum Einsatz. Die Zielsetzung ist dabei stets dieselbe: Alle Teilbereiche eines Projekts mit Kosten, Erlösen und Terminen im Blick zu behalten. Keine Frage – der Funktionsumfang von Excel ist enorm und das Tabellenprogramm lässt sich für vielfältige Aufgaben im Unternehmen einsetzen. Dennoch sind moderne, digitale Lösungen wesentlich besser auf die Bedürfnisse der Anwender:innen zugeschnitten und dem Wandel in der Immobilien- und Baubranche gewachsen.

Eine Branche im Wandel: Die Anforderungen steigen

Die Immobilien- und Baubranche befindet sich im Umbruch. Und das nicht erst seit der Corona-Pandemie, die Baukosten in ungeahnte Höhen schießen ließ und einen anhaltenden Rohstoffmangel auslöste. Bauträger und Projektentwickler sehen sich gleich mehreren Herausforderungen gegenüber: Der demographische Wandel sowie die hohe Wohn- und Baunachfrage erfordern veränderte und moderne Wohnraum-Konzepte. Gleichzeitig halten durch die Digitalisierung neue Technologien Einzug in die Branche, darunter innovative Bau- und Planungsmethoden wie BIM sowie Blockchain- oder KI-Anwendungen. Hinzu kommen die gestiegenen Anforderungen an Klima- und Umweltschutz, die eine Transformation zu nachhaltigen Bautechnologien erfordern.

Drei Kriterien für modernes Projektcontrolling

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sind moderne Baucontrolling-Lösungen notwendig, die trotz hoher Anforderungen eine schnelle, zuverlässige und vor allem kosteneffiziente Projektumsetzung gewährleisten. Excel hat genau dort seine Schwachstellen, wo moderne Softwarelösungen für Projektcontrolling ansetzen.

1. Sicherheit & Schnelligkeit

Obwohl Excel eine digitale Anwendung ist, ist die Nutzung mit manuellen Arbeitsschritten verbunden, wie z.B. der Eingabe von Materialkosten oder Rechnungsbeträgen. Die Pflege von Excel-Listen und die hohe Fehleranfälligkeit kosten viel Zeit und bergen zudem große Risiken. Bei der manuellen Dateneingabe ist ein Zahlendreher schnell passiert und stellt kurzerhand die gesamte Tabelle auf den Kopf. Vor allem bei großen Datenmengen und Multiprojektcontrolling stößt Excel an seine Grenzen und wird schwerfällig in der Handhabung. Als Hilfsmittel für die Projektsteuerung ist Excel daher zwar durchaus brauchbar, jedoch nicht sehr effizient.

• Wer sich diese Mühe im Arbeitsalltag ersparen möchte, steigt mit modernen Softwarelösungen auf automatisierte Prozesse um, die die Datenverarbeitung einfacher und sicherer gestalten.

2. Kollaboration

Excel ist eigentlich für einen User ausgelegt; sobald mehr als zwei Personen an einer Datei arbeiten, steigt die Fehleranfälligkeit. Zudem werden die Dateien häufig via E-Mail hin- und hergeschickt. Das ist insbesondere bei großen Projekten mit vielen Beteiligten nicht nur langsam, sondern auch in Hinblick auf IT-Sicherheit bedenklich. Projektverantwortlichen fällt es unter diesen Voraussetzungen schwer, den aktuellen Stand im Blick zu behalten und zu verstehen, wer, wann an einer Kalkulation gearbeitet hat. Für modernes Baucontrolling muss es aber möglich sein, dass alle Projektbeteiligten zu jeder Zeit und von jedem Ort alle relevanten Daten und Zahlen einsehen können. Nur so gelingt eine transparente Kosten- und Erlöskontrolle.

• Moderne, cloudbasierte Tools sind hier eine attraktive Alternative, da sie durch webbasierten Zugriff eine geräte- und ortsunabhängige Kollaboration ermöglichen. Eine produktive Zusammenarbeit der Baubeteiligten unterstützt dabei nicht nur die kosteneffiziente Umsetzung eines Projekts, sondern erhöht gleichzeitig die Geschwindigkeit.

„Excel hat folgenden Nachteil: Wenn mehr als zwei Personen an einem File arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Fehler entstehen oder man dem Tool selbst misstraut. Und da schafft Alasco tatsächlich Vertrauen und Sicherheit.“ -Fabian von Köppen, Geschäftsführer bei GARBE Immobilien-Projekte

3. Schnittstellen

Je weiter die digitale Transformation voranschreitet, desto wichtiger ist es, dass nicht nur Menschen reibungslos miteinander kommunizieren, sondern auch unterschiedliche Softwarelösungen. Das ist nicht nur für den künftigen Einsatz von BIM oder KI-Anwendungen elementar, sondern auch für alltägliche administrative Aufgaben wie den Rechnungslauf. Um Projekte ganzheitlich abzubilden zu können, müssen Baucontrolling-Tools über Schnittstellen automatisiert mit anderen Lösungen kommunizieren. Eine manuelle Dateneingabe in Excel-Listen oder ein CSV-Export kann gegenüber intelligenten Schnittstellen nicht mithalten und verlangsamt den gesamten Workflow.

• In Softwarelösungen wie Alasco lassen sich beispielsweise Rechnungsdaten digital übertragen und stehen in der Planungsansicht für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Arbeitserleichterung und Zeitersparnis sind dabei enorm.

Es geht auch ohne Excel-Akrobatik

Die Baubranche ist geprägt von einer Kultur der Beständigkeit, in der sich Veränderungsprozesse langsam weiterentwickeln und viele Digitalisierungspotenziale noch ungenutzt bleiben. Doch der digitale Wandel schreitet voran und erfordert ein solides Fundament für künftige Herausforderungen. Dieses schließt den Einsatz moderner Softwarelösungen ein, die ein sicheres, schnelles und kollaboratives Arbeiten ermöglichen. Der Abschied von schwerfälligen Excel-Listen ist daher ein kleiner, aber wesentlicher Schritt, der die digitale Transformation im Unternehmen effizient vorantreibt und zum Erfolg von Bauprojekten beiträgt.