Single-Source-Of-Truth statt Excel-Chaos - Willkommen in der Zukunft des CapEx-Managements.

Single-Source-Of-Truth statt Excel-Chaos

Es ist wieder soweit: das letzte Quartal ist gestartet und die Budgetplanung läuft auf Hochtouren. Strategien werden abgestimmt, Maßnahmen priorisiert und Budgets verhandelt - viele Feedbackschleifen und Non-stop Meetings. Geht das auch anders?

Willkommen in der Zukunft des CapEx-Managements.

Es ist nicht neu, dass die Immobilienbranche sich in den letzten Jahren stark verändert hat. Ein zentraler Unterschied: der Fokus auf Bestandsimmobilien. Bis 2033 werden 3.000 Mrd € in Bestandsimmobilien allein in Deutschland investiert (Research Brief Germany, 2023). Jetzt ist nicht nur entscheidend, ob die Investitionen in die richtigen Projekte fließen, sondern auch ob diese Maßnahmen erfolgreich umgesetzt werden. Damit wird CapEx-Management die Schlüsseldisziplin im Asset Management. Ganz konkret: der ROI der CapEx-Maßnahmen wird zum Hebel für langfristigen Erfolg.

Tatsächlich stehen viele Asset Manager mit dem CapEx-Management aktuell aber noch vor vielen Herausforderungen. Traditionelle Ansätze sind oft von fragmentierten Daten, manuellen Prozessen und ineffizienten Workflows geprägt. Asset Manager halten manuell ihre Excel-Tabellen auf dem aktuellsten Stand, basierend auf Daten der Property und Facility Manager, die ihre eigenen Tools nutzen – die fehlende Integration führt zu fehleranfälligen Prozessen, fehlender Transparenz und verzögerten Entscheidungen. Besonders die Umsetzung von ESG-Maßnahmen führt zu einer höheren Komplexität im CapEx-Management. Dabei wird der Druck immer höher, den ROI von Green CapEx nicht nur aufzuzeigen, sondern auch zu optimieren. Gleichzeitig wird das Management komplexer, da immer mehr parallele CapEx-Projekte mit steigenden Kosten bewältigt werden müssen. Mit dem Ergebnis: teure Budgetabweichungen reduzieren den geplanten ROI des Assets.

Die typischen Herausforderungen im CapEx-Management:

1. Datenchaos: Informationen werden in verschiedenen Systemen verwaltet – von Excel über ERP-Systeme bis hin zu Property-Management-Software. Diese Dateninseln verhindern eine effiziente und präzise Planung.
2. Zeitfressende manuelle Prozesse: Ohne einheitliche Plattform werden Budgets und Maßnahmen oft manuell erstellt und konsolidiert, was sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig ist.
3. Mangelnde Transparenz: Die Zusammenarbeit zwischen Asset Managern, Facility Managern und anderen Stakeholdern leidet unter fehlender Transparenz, was die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Änderungen finanzieller Daten erschwert.‍
4. Verzögerte Entscheidungen: Ineffiziente Workflows und fehlende Echtzeit-Daten führen dazu, dass finanzielle Entscheidungen nicht zeitnah getroffen werden können, was den ROI gefährdet.

Die Lösung: Maßgeschneidertes CapEx-Management für Asset und Portfolio Manager

Bisher hat es an Tools und Standards gefehlt, schnell und erfolgreich auf diese Herausforderungen zu reagieren. Aus diesem Grund hat Alasco mit Entwicklungspartnern eine zentrale, digitale Plattform speziell für die Immobilienbranche entwickelt, die den gesamten CapEx-Prozess von der Planung über die Umsetzung bis hin zur Berichterstattung abdeckt. Anstatt mit isolierten Systemen zu arbeiten, bringt Alasco alle relevanten Stakeholder zusammen und schafft so Transparenz und Effizienz.

So geht modernes CapEx-Mangement mit Alasco

1. Zentrale Planung & Budgetierung: Alasco ermöglicht Asset Managern, in Zusammenarbeit mit Property und Facility Managern, alle CapEx-Maßnahmen in einer zentralen Plattform zu planen und Budgets zu erstellen. Durch die Kollaboration auf einer zentralen Plattform wird das Planen und Budgetieren von CapEx-Maßnahmen effizienter.
2. Maßnahmen umsetzen & Kosten managen: Alle Maßnahmen können zentral verwaltet und effizient vorangetrieben werden, wodurch der Fortschritt jedes Projekts jederzeit im Blick bleibt. Gleichzeitig ermöglicht die Plattform eine zentrale Kostenverwaltung, bei der Budgets, Ausgaben und Kostenvoranschläge transparent und übersichtlich dargestellt werden.‍
3. Echtzeit-Tracking und Reporting: Alasco bietet eine transparente Nachverfolgung aller CapEx-Maßnahmen in Echtzeit. So können Fortschritte und Ausgaben jederzeit überwacht und kontrolliert werden, was schnelle und fundierte Entscheidungen ermöglicht. Mit dem Portfolio Dashboard können Sie zudem den Effekt der modellierten CapEx-Planung im Business Plan erfassen.

Bei der Entwicklung der CapEx-Management-Lösung hat Alasco den Fokus darauf gelegt, den Nutzern eine einfache und effiziente Bedienung zu ermöglichen, indem zahlreiche Funktionen integriert wurden, die den Arbeitsalltag erleichtern und mühsame manuelle Prozesse ersetzen, um eine erfolgreiche und reibungslose Nutzung sicherzustellen.

1. Automatisierte Workflows: Mit Alasco lassen sich Genehmigungsprozesse standardisieren und automatisieren. Rechnungen werden digital und zentral bearbeitet, sodass alle Veränderungen in der Kostenüberwachung in Echtzeit abgebildet werden. Dies beschleunigt nicht nur die Freigabe von Rechnungen und Nachträgen, sondern sorgt dafür, dass alle relevanten Stakeholder jederzeit im Bilde sind.
2. Nahtlose Integration: Bestehende Systeme lassen sich problemlos in Alasco integrieren, sodass eine reibungslose Zusammenarbeit und volle Kontrolle über Budgets, Kosten und Verträge gewährleistet ist.
3. Passgenaue Tabellen: Die Kostenüberwachung kann für Meetings nach Bedarf angepasst und gefiltert werden. Monats-, Quartals- und Jahres-Reportings sind mit einem Klick erstellt. Das langwierige, manuelle Erstellen von Excel-Tabellen hat ein Ende. ‍
4. Einfache Handhabung: Jeder Nutzer kann direkt mit Alasco durchstarten. Die einfache Navigation und das übersichtliche Design garantieren, dass alle Beteiligten mit der Lösung sicher und schnell arbeiten können.

Diese Funktionen machen Alasco zu einem unverzichtbaren Tool für ein modernes, effizientes und transparentes CapEx-Management. 

Was unsere Kunden erreichen:

1. Bessere Kollaboration: Zentrale Plattform für alle Stakeholder - Mit Alasco werden alle Daten und Dokumente an einem Ort gebündelt und in Echtzeit bereitgestellt – für Asset Manager, Property Manager und Facility Manager gleichermaßen zugänglich. Endlich Daten, auf die alle vertrauen können. 
2. Daten-basierte Entscheidung: Alasco ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller CapEx-Maßnahmen, sodass Entscheidungen schnell und auf Grundlage von Echtzeit-Daten getroffen werden können.
3. Mehr Effizienz: Automatisierte und standardisierte Workflows garantieren, dass Prozesse schnell und fehlerfrei bearbeitet werden. So werden Bearbeitungszeiten extrem verkürzt.‍
4. Optimierter ROI: Durch die Automatisierung und Echtzeit-Überwachung sämtlicher Prozesse maximieren Asset Manager den ROI Ihrer Maßnahmen und können proaktiv handeln.

Endlich Daten denen man vertraut

Wir bieten eine digitale Plattform, die Transparenz, Effizienz und Zusammenarbeit verbessert – und das alles in Echtzeit. Asset Manager können so nicht nur ihre Maßnahmen besser planen und umsetzen, sondern auch fundierte Entscheidungen treffen, die den langfristigen Erfolg ihrer Immobilien sichern. Jetzt Einblicke in das CapEx-Management erhalten und Demo buchen.

Quellen: Research Brief Germany, Savanta & Guidehouse (2023)