Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, muss die vorgegebene Projektlaufzeit inklusive Zwischenterminen, das im Vorfeld festgeschriebene Budget und die Qualität der geplanten Leistungen eingehalten werden. Ändert sich einer dieser drei Faktoren im Projektverlauf, wirkt sich das auf die anderen beiden Parameter aus. In über 73 Prozent von 170 untersuchten Großbauprojekten, die seit 1960 in Deutschland umgesetzt wurden, wurde diesem Spannungsverhältnis zu wenig Rechnung getragen, sodass das Projektziel nur unter extremer Abweichung von den vorgegebenen Faktoren erreicht wurde. Im häufigsten Fall waren Kostenüberschreitungen für das Ungleichgewicht verantwortlich.
Der Rechnungslauf bildet die Herausforderung des magischen Dreiecks für das Bauprojektmanagement beispielhaft ab.
Eine eingehende Rechnung wird in mehreren Arbeitsschritten von unterschiedlichen Personen bearbeitet. Jeder Projektbeteiligte begegnet dem Dokument mit unterschiedlichen Anforderungen, sodass – je nach Arbeitsschritt – eines der drei Elemente des magischen Dreiecks im Fokus steht. Daraus folgen mehrstufige Abstimmungsverfahren.
Die erste Anlaufstelle nach dem Posteingang ist die Assistenz, welche die Rechnung in gedruckter oder digitaler Form entgegennimmt und in das System einpflegt. Da sie täglich mehrere Dokumente bearbeitet, liegt ihr Fokus auf der schnellen und effizienten Bearbeitung. Sind die Daten des Rechnungsdokuments fehlerhaft, wird der Arbeitsprozess bereits im ersten Schritt gestoppt.
Der Bauleiter kontrolliert die Leistung des Auftragnehmers. Er überprüft, ob alle in der Rechnung enthaltenen Punkte auch erbracht wurden. Damit stellt er die Ausgewogenheit der Qualität der beauftragten Leistung und der Kostenaufstellung auf den Prüfstand.
Der Bauherr als auch der Auftraggeber legen insbesondere Wert auf die Einhaltung des veranschlagten Budgets, schließlich sind sie diejenigen, die die Kosten für das Bauprojekt tragen. Die angemessene Qualität der erbrachten Leistungen spielt für die Zufriedenheit dieser Projektbeteiligten ebenfalls eine wichtige Rolle.
Je mehr Parteien an einem Projekt und somit an einem Rechnungslauf beteiligt sind, desto eher geraten die drei Elemente des magischen Dreiecks in Konflikt. Hier greift der Projektsteuerer ein, indem er die Interessen aller am Projekt Beteiligten wahrt. Die Datentransparenz wird durch den Einsatz von Kostenmanagement-Software garantiert, sodass der Projektsteuerer das Projekt unter Berücksichtigung von Zeit, Kosten und Qualität zu einem erfolgreichen Projektabschluss führt.
