Eine reale Gefahr: Vertrauliche Daten vor Missbrauch schützen
Das Tagesgeschäft in Immobilienunternehmen ist mit zahlreichen sensiblen Informationen und Finanztransaktionen verbunden. Vor allem im Projektcontrolling beinhaltet fast jeder Arbeitsschritt den Kontakt mit vertraulicher Informationen wie persönliche Kundendaten, Verträge, Mietzahlungen oder Finanzdaten. Der Verlust oder Missbrauch dieser Daten kann erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen und seine Kunden haben. In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die Gefahr von Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff auf Immobilieninformationen durchaus real. Großangelegte Hackerangriffe und Datenlecks schaffen es regelmäßig in die Nachrichten. Gelingt Cyberkriminelle der Zugriff auf sensible Daten, sei es durch Phishing-Angriffe, Malware oder andere raffinierte Methoden, drohen dem betroffenen Unternehmen finanzielle Schäden, Reputationsprobleme und rechtliche Konsequenzen.
Daher ist elementar, entsprechende Maßnahmen zum Schutz der Daten zu ergreifen. Dazu zählt neben einer angriffssicheren IT-Infrastruktur (z. B. Firewall, Virenschutz, Back-up-Server), der regelmäßigen Schulung der Mitarbeiter:innen auch die sorgfältige Auswahl von eingesetzter Software.
Sicher(er) in der Cloud?
Ist Cloudsoftware sicherer als eine lokal installierte Lösung? Dazu kursieren unterschiedliche Meinungen, schließlich verlassen die Daten das eigene Haus und werden auf firmenfremden Servern gespeichert. Nichtsdestotrotz sprechen zwei wesentliche Argumente für die Sicherheit in der Cloud:
- Cloudsoftware wird von erfahrenen SaaS-Anbietern in hochsicheren Rechenzentren auf professioneller Hardware gehostet, die höchsten Sicherheitsstandards entspricht
- Hinzu kommt die Betreuung der Infrastruktur durch Fachpersonal, dass sich um regelmäßige Updates, Back-ups und Angriffsprävention kümmert.
On-Premises-Software erfordert in der Regel eine lokale Installation und Wartung durch das Unternehmen selbst, was mit Sicherheitsrisiken verbunden sein kann. Durch die präsente Gefahr von Cyberangriffe, die immer ausgefeilter werden, sowie steigenden Sicherheitsstandards, ist es vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen schwierig, die entsprechenden personellen und technischen Ressourcen bereit zu stellen. Der hauseigene Betrieb von Software erfordert neben Know-How nämlich auch teure Hardware. Mit einer gut aufgestellten internen oder externen IT-Abteilung ist der sichere Betrieb von Business Software jedoch durchaus möglich.
Diese Rahmenbedingungen unterstreichen die zunehmende Beliebtheit von Cloudsoftware, die nicht nur durch hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit punktet, sondern auch einen komfortablen Betrieb. Schließlich kümmert sich der Anbieter um den sichere Bereitstellung in der Cloud und als Anwender:in greift einfach über das Internet auf die Anwendung zu. Dennoch gibt es Sicherheitskriterien, die Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten.
Kriterien für die Auswahl der Cloudsoftware
Eine professionelle SaaS-Lösung sollte verschiedene Sicherheitsaspekte abdecken, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten. Dazu gehören:
- Verschlüsselung: Eine sichere SaaS-Lösung sollte eine starke Datenverschlüsselung implementieren, um sicherzustellen, dass alle übertragenen und gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
- Authentifizierung: Ein robustes Authentifizierungssystem ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Software und die darin enthaltenen Daten zugreifen können. Die Verwendung von sicheren Passwörtern und Multifaktor-Authentifizierung sind bewährte Verfahren, um den Zugriff auf sensible Informationen zu schützen.
- Hosting in Europa: Für die Einhaltung der DSGVO muss nachvollziehbar sein, wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden. Die Server des Anbieters sollten daher in Europa, besser noch Deutschland, stehen.
- Zugriffskontrolle: Eine effektive Zugriffskontrolle ermöglicht es Immobilienunternehmen, die Berechtigungen und Zugriffsrechte ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Dies gewährleistet, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten oder Funktionen zugreifen können, wodurch das Risiko unbefugter Zugriffe minimiert wird.
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Ein seriöser SaaS-Anbieter führt regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch, um potenzielle Schwachstellen in der Software zu identifizieren und zu beheben. Dies stellt sicher, dass die SaaS-Lösung immer auf dem neuesten Stand der Sicherheitstechnologie ist und den aktuellen Bedrohungen standhalten kann.
- Transparenz: Nicht zuletzt ist die transparente Offenlegung der Datenschutzmaßnahmen ein wichtiges Qualitätskriterium. Auskünfte über die Standorte der Server, Serverstruktur, Audits, Verschlüsselungsmethodiken oder Zertifizierungen schaffen Vertrauen.
Immobilienunternehmen sollten sicherstellen, dass die von ihnen gewählte SaaS-Lösung die erforderlichen Sicherheitsstandards erfüllt, um ihre sensiblen Daten und Transaktionen effektiv zu schützen. Durch die richtige Wahl einer sicheren SaaS-Lösung können Immobilienunternehmen effizient und flexibel arbeiten und gleichzeitig die Vertraulichkeit und Integrität ihrer Geschäftsabläufe gewährleisten.
Die Vorteile auf einen Blick
- Verbesserte Datensicherheit und -schutz
- Reduzierte IT-Infrastrukturkosten und -wartungsaufwand
- Skalierbarkeit und Flexibilität der Cloudsoftware
- Einfache Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Akteuren in der Immobilienbranche
