#1 Unpräzise Projektplanung
Es gibt selbstverständlich Best Practices für das Projektmanagement. Doch jeder Projektverantwortliche weiß, dass man nicht immer nach dem Lehrbuch vorgeht. Oft ist es durchaus sinnvoll eine innovative, dynamische Vorgehensweise, beispielsweise aus dem agilem Projektmanagement, einer traditionellen, standardisierten Methode vorzuziehen. Auch verschiedene Methoden neu zu kombinieren kann zur Umsetzung eines individuellen Projektsteuerungsansatzes beitragen. Ungenaue Annahmen in der Planungsphase sind die größten Stolpersteine. Eine vollkommene Projektplanung ist zeit- und kostenintensiv, sie ist aber Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung eines Bauprojekts. Häufig wird die grundlegende Projektplanung durch Überschlagsberechnungen und vage Schätzungen abgekürzt. Diese liefern keine solide Grundlage für die darauffolgenden Prozessschritte.
#2 Erwartungshaltung als Maßstab
Innerhalb des Projektteams führen unpräzise und unberücksichtigte Faktoren schnell zu Spannungen. Hier lässt sich oft eine Kettenreaktion beobachten: Erste Probleme in der Projektumsetzung werden nicht kommuniziert, in der Hoffnung, dass man Zeitverzögerungen oder Budgetüberziehungen an anderer Stelle ausgleichen kann. Dieser Druck wird an die Projektmitarbeiter weitergegeben, die ihrerseits ihre Arbeitsschritte an die sich permanent verändernden Umweltbedingungen anpassen müssen. Dadurch nimmt die Planungsgenauigkeit im Projektverlauf konstant weiter ab. Anstatt einer realistischen Projekteinschätzung wird an Zielvorgaben festgehalten, die von Beginn an keine valide Aussagekraft hatten und deren Verlässlichkeit im Projektverlauf immer geringer wird.
#3 Mangelnde Transparenz in der Zusammenarbeit
Die Komplexität von Bauprojekten ist nicht zu unterschätzen. Die Netzwerke zwischen Contracting-Partnern und voneinander abhängigen Projektschritten übersichtlich und in Echtzeit abzubilden, erfüllen klassischen Projektmanagementtools nur teilweise. Dabei können negative Schneeballeffekte nur abgewandt werden, wenn Abhängigkeiten innerhalb der Wertschöpfungskette eines Projekt in den richtigen Zusammenhang gesetzt werden und jederzeit einsehbar sind. Mehrschichtige Excel-Sheets, lokale Insellösungen und unstrukturierte Daten stehen der notwendigen Informationstransparenz und Prozessagilität gegenüber. Erst digitale Lösungen bilden durch die Verknüpfung von Projektbeteiligten, Daten und Workflows alle Ebenen eines Projekts in ihrer Gesamtheit ab.
#4 Falsche Maßnahmen zur Deeskalation
Der mangelnde Überblick, die unzureichende Projektplanung und die sich daraus ergebenden Hemmnisse erfordern letztlich Maßnahmen zur Deeskalation. Die Neuausrichtung der Projektgruppe ist ein einschneidender Moment im Projektverlauf. Denn die Nominierung von neuen Projektleitern oder der Wechsel zentraler Nachunternehmer ist ein Eingeständnis für ein schlecht laufendes Projekt – noch größerer Druck für alle Beteiligten ist die Folge. Werden zusätzlich externe Experten hinzugezogen müssen diese zunächst die aktuellen Projektstrukturen nachvollziehen. Ein Faktor der weitere Zeitverluste und Kosten begünstigt. Sollten die neuen Projektverantwortlichen große strukturelle Veränderungen vornehmen wollen, springen diese zurück in Phase Eins: zu der detaillierten und aussagekräftigen Projektplanung. In der Praxis ist häufig keine Zeit für diese vollständigen Neustart – stattdessen wird trotz bestehender Mängel die Planungsphase 2.0 vorangetrieben. Mängel werden dadurch nicht beseitigt, sondern nur beiseite geschoben. Nur um im weiteren Projektverlauf erneut zutage zu treten und Risiken und Verzögerungen hervorzurufen.
#5 Unzureichender Wissenstransfer
Kein Projekt gleicht dem anderen: Für erfahrene Projektleiter besteht die Möglichkeit Anforderungen vorangegangener Projekte auf aktuelle Bauvorhaben zu abstrahieren. Dennoch bleibt ihre Planung immer nah an Annahmen und Schätzwerten angelehnt. Risiken können vor allem bei Pionierprojekten nicht ausgeschlossen werden. Umso wichtiger ist es, die Informationen eines abgeschlossenen Projekts nicht nur zu sammeln, sondern diese auch in einen logischen Zusammenhang zu setzen. Aus den daraus resultierenden, datenbasierten Erfahrungswerten und ganzheitlichen Reportings kann grundlegendes Wissen für nachfolgende Projekte generiert werden. Problemstellen, Risikofaktoren und Hemmnisse im Projektverlauf können so in Zukunft noch früher vorausgesagt, verhindert und behoben werden.
Digitale Vernetzung als Grundlage für die erfolgreiche Projektumsetzung
Jedes einzelne Bauprojekt verfügt über ein individuelles Netzwerk an Projektbeteiligten. Neben der konstant neuen Herausforderung der Zusammenarbeit im Projektteam sind es vorrangig strukturelle Rahmenbedingungen, wie unvorhergesehene Risikofaktoren und unpräzise Planung, die die erfolgreiche Projektdurchführung erschweren. Alasco als innovative, webbasierte Lösung, in der alle Projektinformationen an einem Ort zur Verfügung stehen, liefert einerseits die notwendige Transparenz über den Projektstatus und dient andererseits als Datengrundlage für zukünftige Projekte. Die Komplexität der Projektplanung, die klassische Projektplanungstools nicht eindämmen können, wird somit durch die in Alasco geschaffene digitale Vernetzung aller Projektbeteiligter abgebaut.
